Gewachsene Strukturen: Warum sie irgendwann zum Problem werden

25. Aug.

2 Min. Lesezeit

Viele Abläufe in Unternehmen wurden nie bewusst entwickelt. Sie sind einfach entstanden.

Ein Mitarbeiter hat irgendwann eine Excel-Datei angelegt. Ein anderer hat eine bestimmte Vorgehensweise für Kundenanfragen eingeführt. Informationen werden per E-Mail weitergeleitet, weil man es schon immer so gemacht hat.

Und solange es funktioniert, gibt es wenig Anlass, daran etwas zu ändern.

Das Unternehmen verändert sich – der Ablauf bleibt gleich

Problematisch wird es, wenn sich die Rahmenbedingungen verändern. Aus fünf Mitarbeitern werden fünfzehn. Die Zahl der Kunden wächst. Neue Dienstleistungen kommen hinzu. Ein neues IT-System wird eingeführt. Der ursprüngliche Ablauf bleibt trotzdem bestehen. Was früher pragmatisch war, wird plötzlich umständlich. Informationen werden mehrfach erfasst, Mitarbeiter müssen nachfragen und Aufgaben durchlaufen unnötige Schleifen.

„Das haben wir schon immer so gemacht“

Dieser Satz ist nicht automatisch negativ. Manche bewährten Abläufe funktionieren über Jahrzehnte hervorragend.

Kritisch wird es erst, wenn niemand mehr erklären kann, warum etwas auf eine bestimmte Weise getan wird. Dann lohnt sich eine einfache Frage: Würden wir diesen Ablauf heute noch genauso entwickeln? Wenn die Antwort Nein lautet, besteht möglicherweise Verbesserungspotenzial.

Prozesse sollten regelmäßig überprüft werden

Prozessoptimierung bedeutet dabei nicht, ständig alles zu verändern. Im Gegenteil. Auch ein guter Prozess benötigt Stabilität.

Aber Organisationen sollten regelmäßig prüfen, ob ihre Abläufe noch zu den aktuellen Anforderungen passen.

Welche Schritte sind wirklich notwendig?
Welche Informationen werden gebraucht?
Gibt es Doppelarbeit?
Können Entscheidungen näher an die ausführende Person verlagert werden?

Oft entstehen aus solchen Fragen überraschend einfache Lösungen.

Entwicklung braucht gelegentlich Aufräumarbeit

So wie ein Unternehmen wächst, müssen auch seine Strukturen weiterentwickelt werden. Nicht radikal. Sondern bewusst.

Sie haben den Eindruck, dass manche Abläufe historisch gewachsen sind und heute unnötig kompliziert wirken? Gemeinsam können wir bestehende Prozesse analysieren und pragmatisch weiterentwickeln.